Dein eigenes Café eröffnen: Voraussetzungen, Tipps und Anleitung – Teil 1

Mach‘ dich bereit, denn wir nehmen dich an die Hand und sind deine Guides auf der vermutlich denkwürdigsten Reise deines Lebens. Denn ein eigenes Café zu eröffnen und damit ein profitables Business zu gründen ist ein aufregender Trip, der gut vorbereitet sein will. Je besser du deine Unternehmer-Muskeln trainierst und dein Wissen rund um deine Gastrogründung aufpimpst, desto schneller und leichter kommst du an dein großes Ziel: Der Eröffnung deines eigenen Cafés.

Dein eigenes Café eröffnen Teil 1 – das sind die Voraussetzungen

In diesem Beitrag erklären wir dir, welche Schritte du auf deinem Weg zur Eröffnung deines eigenen Cafés nicht auslassen darfst. Dabei geht es uns nicht nur um die harten Fakten, sondern auch um deine Einstellung und deine Beweggründe. Wir weisen dich auf potenzielle Stolpersteine hin, die auf deinem Weg liegen können. Und wir kennen die richtigen Abkürzungen, die dich zur Eröffnung deines eigenen Cafés führen. 

Plane folgende Zwischenstopps auf dem Weg zu deiner Caféeröffnung ein

• Dein Motivationslevel steht auf "hoch" und du bist Feuer und Flamme für dein Projekt.
• Geduld ist eine deiner Tugenden.
• Eine tolle Idee, die dein Gastrokonzept einzigartig macht, geistert dir im Kopf rum.
• Einen gut durchdachten Businessplan brauchst du ebenfalls. Können wir nicht oft genug sagen!

Bist du bereit, mehr zu erfahren? Dann geht es jetzt los mit dem ersten Teil unserer Anleitung für die Eröffnung deines eigenen Cafés:

Sei ehrlich zu dir selbst – bist du jetzt bereit, dein eigenes Café zu eröffnen?

Bevor du die Schuhe anziehst und losstapfst, solltest du unbedingt ehrlich zu dir selbst sein. Ist eine Selbständigkeit das Richtige für dich? Echtes Unternehmertum birgt auch Herausforderungen und in der Gastronomie gibt es noch einmal ein paar Extras obendrauf. Vor allem musst du zu Beginn ein Investment für Umbaumaßnahmen, Einrichtung und den ersten Wareneinkauf tätigen und bereit sein, Kapital in die Hand zu nehmen, um dein Business zu starten. Uns geht es hier um deine Motivation - je größer dein Wunsch ist, dein eigenes Café zu eröffnen, desto leichter wird es für dich sein, jeden Tag dran zu bleiben und auch Aufgaben mit Elan anzugehen, auf die du vielleicht nicht so große Lust hast.

Am besten stellst du dir folgende Fragen:

Und? Wie ging es dir mit diesen Fragen? Hast du voller Enthusiasmus auf die meisten mit "JA!" geantwortet? Dann lies unbedingt weiter:

Dein Café zu eröffnen geht nicht über Nacht!

Sei dir darüber im Klaren, dass du dein eigenes Café nicht von heute auf morgen eröffnen kannst. Selbst, wenn du einen Standort hast, können noch einmal mehrere Monate ins Land gehen, bis du die Türen für deine Gäste aufschließen kannst.

Dabei geht es nicht nur um die Verfügbarkeit von Handwerkern für Um- und Einbauten, die Lieferzeiten von Geräten (derzeit für fast alles mehrere Monate), sondern auch um einige behördliche Genehmigungen, die du erst einholen kannst, wenn du den Pachtvertrag für deine Location unterschrieben hast. Dazu gehören zum Beispiel der Bauantrag, eine mögliche Nutzungsänderung, die Genehmigung für die Außenbestuhlung etc.

Deswegen solltest du aber auf gar keinen Fall die Entscheidung für einen Standort überstürzt fällen. Das ist einer der größten Fehler, den du machen kannst und der bei enthusiastischen Gründern leider immer wieder passiert.

Sei einzigartig! Dein phänomenales Gastro-Konzept macht dein Café unverwechselbar.

Wir erleben häufig, dass die Begriffe „Konzept“ und „Businessplan“ in einen Topf geschmissen werden. Das mag für das eine oder andere Unternehmen möglich sein. Wenn du ein Café eröffnen möchtest, brauchst du ein schlüssiges gastronomisches Konzept. Dieses Konzept ist auf jeden Fall Teil deines Businessplan - es ist aber nicht dasselbe. Und Achtung: „Ich verkaufe ganz besonderen Kaffee, hausgebackenen Kuchen und feine selbstgemachte Limonaden“ sind kein ausgefeiltes Konzept, sondern der absolute Standard.

Dein innerer Antrieb

Auch die Ausarbeitung deines Konzeptes startet wieder mit einem Blick in dein Inneres. Frage dich, warum du eigentlich ein Café eröffnen möchtest. Wenn deine Antwort auf die Frage, warum du ein Café eröffnen möchtest zu lapidar ist, dann wirst du auf Dauer nicht die nötige Energie und Motivation aufbringen, um einen Cafébetrieb mit all seinen täglichen Herausforderungen erfolgreich zu meistern. „Ich bin kreativ, kommunikativ und ich möchte mich mit meinem eigenen Café richtig ausleben“, ist beispielweise eine ziemlich belanglose Antwort.

Wichtig ist vielmehr, dass du eine Mission hast, die tiefer geht, dass du dir klar machst, welche Botschaften du mit deinem Café nach außen tragen willst und welche Werte sich dahinter verstecken.

Wenn du dann jede Antwort, die du dir selbst gibt’s, noch einmal mit „warum?“ hinterfragst, dann wird dir der wahre Grund, warum du das machen möchtest, immer klarer werden. Du wirst erkennen, dass sich deine Motivation aus deinen Werten nährt, du wirst besser verstehen, wer deine Zielgruppe ist, was genau du anbieten möchtest und wie du das alles so mit deinem Auftritt nach außen trägst, dass es zu dir, deinem Angebot und deiner Zielgruppe passt.

Verliere die Zielgruppe deines eignen Cafés nie aus den Augen

Apropos Zielgruppe: Abgesehen von deinem inneren Antrieb solltest du mit deinem Konzept immer deine künftigen Gäste im Blick haben: Was kannst du bieten, damit sie regelmäßig wiederkommen? Denke daran, dass sie sich jeden Tag neu entscheiden können, ob sie zu dir kommen – oder eben ein anderes Café aufsuchen. Sei der Hecht im Karpfenteich, Sorge für Unruhe und Aufsehen – aber natürlich niemals auf Kosten anderer, sondern mit deinem eigenen Alleinstellungsmerkmal. In Marketingsprech nennt man ein Alleinstellungsmerkmal USP (Unique Selling Proposition). Hier kommt jetzt wieder dein einzigartiges Konzept ins Spiel: Wie genau möchtest du dich von deinen Mitbewerbern positiv abheben?

Ein Pitch-Deck überzeugt Vermieter, Geldgeber und Institutionen

Mit deinem gut ausgearbeiteten Konzept hast du nun eine Strategie erarbeitet, wie sich dein Café von all deinen Mitbewerbern abheben wird. Am Ende dieses Prozesses packst du dein Konzept in eine Präsentation, das sogenanntes Pitch Deck. Diese Präsentation kann bei Gesprächen mit Vermietern, der Bank und anderen Institutionen das letzte Zünglein an der Waage für eine Zusage sein.

Wenn du noch nicht genau weißt, wie ein professionelles Pitch-Deck aufgebaut sein soll, dann kannst du dir hier eindrucksvolle Beispiele ansehen und Vorlagen herunterladen. Falls du keine Investoren von deinem Projekt überzeugen musst, dann reicht auch eine etwas abgespecktere Version, die mehr auf die visuelle Veranschaulichung deines Konzepts und die exemplarische Darstellung deiner Speisen als auf deine Zahlen setzt. Diese Präsentation wird dann als Anhang zu einem Teil deines Businessplans. Denn: Das Auge isst mit – auch bei deinem Banker!

Sicherlich hast du jetzt ganz viele Ideen im Kopf, lass deiner Fantasie in dieser Phase noch freien Lauf, brainstorme, schreibe alles auf und grenze nach und nach ein.

Erstelle unbedingt einen Businessplan, um dein eigenes Café zu eröffnen!

Jede gelungene Tour startet mit einem Plan – in diesem Fall mit deinem Businessplan. Bevor du jetzt anfängst zu jammern, weil du „nicht so der Zahlenmensch“ bist, dann denke daran: Eine gute Idee ist nur der Start deiner Reise, ans Ziel kommst du, wenn du auch wirklich losläufst, sprich umsetzt. Und dazu gehört in jedem Fall ein gut durchdachter Businessplan.

Denn ein profitables Unternehmen benötigt Klarheit und Struktur. Ein Businessplan bringt dir genau das – und noch so viel mehr! In deinem Businessplan beschreibst du konkret deine Geschäftsidee sowie deine ersten Planungen. Gleichzeitig wirst du beim Verfassen merken, dass du deine Idee dabei selbst einer ersten kritischen Betrachtung aussetzt. Der Businessplan beschreibt, wie die Gründung abläuft und gibt einen Ausblick auf die kommenden Jahre. So kannst du zeigen, dass deine Gastro-Idee umsetzbar ist und wirtschaftlich tragfähig sein wird.

Dein Businessplan ist dein Ticket für eine erfolgreiche Zukunft mit deinem eigenen Café

Du brauchst diesen Plan, um ein Darlehen bei der Bank, Geld von Investoren oder einen Standort vermietet zu bekommen. Die meisten Gründer haben nicht genügend Geld auf der hohen Kante, um das Startkapital  für ein Café aus eigener Tasche zahlen zu können. Ein Businessplan beweist, dass du es als Unternehmer:in ernst meinst und dein Vorhaben professionell angehst. Er ist dein Rahmen und deine Leitlinie, so dass du die wirtschaftliche Performance deines Cafés von Anfang an messen und analysieren kannst.

Denke immer daran: Du willst ein funktionierendes Café eröffnen und nicht nur eine Medaille bei einem Barista-Workshop gewinnen. 

Das verflixte Zahlenspiel vor der Eröffnung

Die Krux ist, dass du am Anfang meist deine Zahlen für die unterschiedlichen Berechnungen noch gar nicht ganz genau kennst: Wie hoch wird die Miete sein, was wird die Einrichtung kosten, wie teuer werden deine Waren im Einkauf genau sein und welchen exakten Preis wirst du für ein Stück Kuchen verlangen?

Das ist ein bisschen wie das Henne-Ei-Prinzip, es ist einfach nicht eindeutig lösbar, was zuerst da war: Es hilft nix, du fängst einfach an. Es handelt sich um einen Plan, der beschreibt, wie sich dein Café unter bestimmten Annahmen entwickeln wird. Dass sich die Parameter im laufenden Betrieb verändern können, ist allen Beteiligten bewusst. Später kannst du dann die Kennzahlen deiner ersten Monate zur Anpassung und Überarbeitung deiner wöchentlichen und monatlichen Planung heranziehen.

Und was ist, wenn du gar keinen Kredit oder Fördergelder benötigst, um dein Café zu eröffnen? 

Dann erstellst du trotzdem einen Businessplan! Das ist zumindest unsere dringende Empfehlung. Je intensiver du dich mit deiner Geschäftsidee, deinem Konzept und den dazugehörigen Zahlen auseinandergesetzt hast, desto besser kannst du an den richtigen Stellschrauben ansetzen, wenn etwas im laufenden Betrieb nicht richtig rund läuft.

Diese Punkte gehören in deinen Businessplan - deine Gliederung

Und was gehört nun alles in einen Businessplan, damit dein Vorhaben, ein Café zu eröffnen, auch von deinen Geldgebern bewilligt wird? Hier findest du einen gängigen Aufbau für einen Businessplan, den wir auch für unsere Kunden so verwenden:

Der Finanzteil – das Herzstück deines Businessplans für dein eigenes Café

Jetzt wird es richtig interessant, denn nun geht es um deinen Finanzteil. Meist ist dein Ziel, mit Hilfe des Businessplans, genügend Kapital für deinen Start von den Banken oder Förderstellen zu erhalten. Je nachdem für welche Personen und Interessensgruppen du deinen Businessplan benötigst (Vermieter, Banker, Agentur für Arbeit, z.B. bei der Beantragung eines Gründungszuschusses), fällt er vor allem im Forecast bzw. deiner Prognose ausführlicher  aus. Diese Prognose besteht dann aus deiner Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung für die kommenden Jahre. Diese werden wir an dieser Stelle nicht weiter besprechen, sondern ein andermal gesondert behandeln.

Deine Investitionsplanung - wie viel Geld brauchst du, um ein Café zu eröffnen?

Für deinen Finanzteil startest du am  besten mit deiner Investitionsplanung. Du sammelst alle Kosten, die bei deiner Gastrogründung anfallen. Es gibt Kosten, die nur einmal auf dich zukommen werden und Kosten, die im laufenden Betrieb immer wieder anfallen werden. Dabei hängen alle Kosten von deinem Konzept ab. Wenn du einen sehr großen Standort für dein Konzept benötigst, sind deine Miete, die Kosten für deine Einrichtung und für deine Umbaumaßnahmen höher als für ein kleines Café. Wenn du ein bereits bestehenden Café-Betrieb übernimmst, fallen diese Kosten wahrscheinlich wesentlich geringer aus. Grob geschätzt liegen die Startkosten für einen kleinen Betrieb bei 30.000 - 60.000 Euro. 

Deine einmalige Kosten – Gründungskosten beim Eröffnen deines Cafés: 

Deine laufenden Ausgaben in deinem Cafébetrieb:

Preiskalkulation und Berechnungen

Um einen Überblick zu bekommen, ob du diese Kosten mit deinen Einnahmen erwirtschaften kannst, musst du nun tiefer einsteigen und anfangen zu rechnen. Du kalkulierst deine Preise und ermittelst anhand der Deckungsbeitragsberechnung, ob und wenn ja in welchem Maße die Einnahmen aus dem Verkauf deiner Produkte und deiner Dienstleistung dazu beitragen werden, deine Fixkosten zu decken. Neben den Wareneinsatz- und Personalkosten solltest du neben der Preisgestaltung noch folgende Steuern mit einrechnen:

• Umsatzsteuer
• Mehrwertsteuer (jetzt über den Dezember 2022 hinaus auf 7 Prozent für die Gastronomie reduziert)

Es gibt neben dem rein rechnerischen Ansatz mit Hilfe des Deckungsbeitrages noch einige andere Faktoren, die in deine finale Preiskalkulation mit einfließen sollten, z.B. in welchem Preisniveau sich deine direkten Mitbewerber bewegen, welche Preise deine Zielgruppe bereit ist, für bestimmte Produkte auszugeben und noch einige mehr. Gerade beim Thema Kaffee bist du immer vergleichbar. Manche Kunden schauen eben nicht auf die besondere Qualität deines Produktes, sondern nur auf den Preis. Das sollte dir bewusst sein. Dennoch sind gerade - und das ist die gute Nachricht - gerade bei Getränken und Kaffee gute Margen möglich. Das Thema Preiskalkulation ist sehr umfangreich und wir werden es noch einmal gesondert behandeln.

Wichtig: Verlange von Anfang an vernünftige, gut kalkulierte, aber angemessene Preise für deine Produkte und deine Dienstleistung. Es ist immer schwieriger, im laufenden Betrieb die Preise zu erhöhen: Ein gewisser Prozentsatz an Kunden wird eine Erhöhung nicht mitgehen und zur günstigeren Konkurrenz abwandern. Gerade jetzt, bei den gestiegenen Energiekosten, der Erhöhung des Mindestlohns ab Oktober 2022 und der aktuellen Inflationsrate kannst du es dir als Unternehmer:in nicht leisten, deine Waren zu günstig zu verkaufen.  

Noch einmal zu Erinnerung - du benötigst einen Businessplan für die Eröffnung deines Cafés unter anderem um ...

Wir können nichts entdecken, was dagegenspricht, einen Businessplan zu schreiben, wenn du ein Café eröffnen möchtest. Weil es eben keine Nachteile gibt. Punkt.

FAQ - Teil 1: Ein eigenes Café eröffnen

Du hast noch Fragen oder wünschst es dir etwas kompakter? Hier findest du Antworten auf 11 Fragen, die wir immer wieder gestellt bekommen als FAQ (Frequently Asked Questions):

Zusammenfassung

Dein eigenes Café zu eröffnen ist eine Reise – und was für eine! Sie startet mit einem intensiven Blick in dein Inneres, führt dich über das Wissen, dass viele Aufgabenstellungen einiges an Vorlauf benötigen und du manche Abläufe und Fristen nicht beschleunigen kannst – aber im Zweifel immer selbst einhalten musst. Mit diesem Wissen in der Hinterhand erarbeitest du als ersten konkreten Schritt dein einzigartiges Gastrokonzept. So entwickelst du aus einer anfänglich vielleicht fixen Idee dein unternehmerisches Denken. Dein Konzept packst du in eine schicke Präsentation, das sogenannte Pitch Deck. Und dann geht es ans Eingemachte: Dein Businessplan steht auf dem Programm. Doch keine Angst, länger als maximal 20 Seiten Text muss er nicht sein. Was allerdings nicht heißt, dass er auf diesen 20 Seiten nicht detailliert in die Tiefe gehen muss – im Gegenteil: Wichtig ist, dass er gewisse Formalien einhält, dass der Finanzteil aussagekräftig und stimmig ist und der Plan letztendlich deine Geldgeber überzeugt. 

Im Teil 2 schauen wir dann darauf, wie ein guter Standort für deine Café-Eröffnung aussieht, welche Genehmigungen du einholen musst und wie du gutes Personal findest. Du darfst gespannt sein!